مساعد إداري | Administrative Assistant
هل تتمتع بالتنظيم والدقة، وتستمتع بضمان سير الأعمال والمهام الإدارية بسلاسة وكفاءة؟
هل لديك القدرة على تنسيق المهام، ومتابعة التفاصيل الإدارية، والتواصل الفعّال مع مختلف الفرق والأقسام، ودعم العمليات اليومية؟
تعلن OES عن حاجتها إلى تعيين مساعد إداري يتمتع بالمهنية والتنظيم والمبادرة للانضمام إلى فريقها والمساهمة في تقديم الدعم الإداري والتنسيقي الفعّال لمختلف أعمال الجمعية.
المؤهلات والخبرات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية من 2–3 سنوات في وظيفة إدارية مشابهة.
• يفضل وجود خبرة سابقة في المؤسسات أو الجمعيات أو المؤسسات التعليمية.
• مهارات قوية في التنظيم والتنسيق والمتابعة.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية قراءةً وكتابةً ومحادثةً.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى Adobe Acrobat وغيرها من الأدوات الرقمية ذات الصلة.
• مهارات جيدة في الاتصال والتواصل الكتابي والشفهي.
• دقة عالية في العمل والقدرة على إدارة عدة مهام وأولويات في الوقت نفسه.
• القدرة على العمل بروح الفريق والتواصل بفعالية مع مختلف الأقسام والجهات ذات العلاقة.
• التحلي بالمهنية والمرونة والمحافظة على سرية المعلومات وتحمل المسؤولية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري اليومي لأقسام الجمعية والإدارة حسب الحاجة.
• إعداد وتنظيم وحفظ الوثائق والسجلات والتقارير والمراسلات.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول والترتيبات المتعلقة بها.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها ومتابعة الإجراءات والمهام الناتجة عنها عند الحاجة.
• متابعة المراسلات الواردة والصادرة وضمان توزيعها ومتابعتها في الوقت المناسب.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة سهلة ومنهجية.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير والنماذج والوثائق الإدارية.
• التنسيق مع أقسام الجمعية والمؤسسات التابعة لها والجهات الخارجية حسب الحاجة.
• المساهمة في تنظيم وتنسيق الاجتماعات والفعاليات والأنشطة الداخلية.
• متابعة الطلبات والمهام الإدارية والتأكد من إنجازها ضمن المواعيد المحددة.
• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يتم تكليفها من الإدارة.

لماذا OES؟

• بيئة عمل مهنية وداعمة وتعاونية.
• فرص للتطوير والنمو المهني.
• وظيفة متنوعة تتيح التعرف على مختلف مجالات العمل داخل الجمعية.
• فرصة للمساهمة بشكل مباشر في رفع كفاءة وسلاسة العمليات الإدارية في OES.
• بيئة عمل تقدر العمل الجماعي والمهنية والمساءلة والتطوير المستمر.

انضم إلى OES وكن جزءاً من فريق يصنع الفرق من خلال التنظيم والتعاون والالتزام.